L’Agenzia delle Entrate, nella Risoluzione n. 4 del 19 gennaio 2014, ha fornito una consulenza giuridica in materia di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari.
In particolare, il quesito posto all’attenzione dell’Agenzia delle Entrate riguarda l’esistenza o meno dell’obbligo di comunicare l’impronta dell’archivio informatico anche a seguito dell’entrata in vigore del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, con il quale sono state disciplinate le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
L’Agenzia delle Entrate ha affermato che l’obbligo di trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico aveva la finalità di estendere la validità dei documenti informatici.
L’Agenzia ha, però, anche ricordato che tale validità è stata successivamente disciplinata dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 30 marzo 2009 che prevede, all’articolo 49, che tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni o, su richiesta dell’interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni stabilite dal certificatore. Le marche temporali sono, inoltre, valide per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore.
Tale previsione normativa è stata replicata nell’articolo 53 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013.
La conclusione espressa dall’Agenzia delle Entrate è, quindi, che l’obbligo di trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico, per i documenti conservati precedentemente all’entrata in vigore del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, non è più necessario, essendo già soddisfatta la finalità di estendere la validità dei documenti informatici in base alle disposizioni contenute nei Decreti del 2009 e del 2013, sopra indicate.