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Note spese e giustificativi: le regole di gestione e conservazione dei documenti informatici

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L’Agenzia delle Entrate ha risposto ad un interpello, relativo alla gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi, presentato da una società che opera, in particolare, nell’ambito dell’archiviazione elettronica e digitale.

Nella Risoluzione n. 96 del 21 luglio 2017, l’Agenzia delle Entrate ha, dapprima, ricordato che il riferimento principale quando si parla di documenti informatici è il Decreto Legislativo n. 82 del 2005 (il “Codice dell’Amministrazione Digitale”) ed i Decreti di attuazione, sia in generale che nell’ambito tributario (come il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali in relazione ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto).

Da tale normativa e dalla prassi conseguente risulta che i documenti informatici di rilevanza fiscale, come, ad esempio, le note spese che sono necessarie per la deducibilità dei costi, devono possedere le seguenti caratteristiche:

  • l’immodificabilità,
  • l’integrità,
  • l’autenticità.

L’Agenzia delle Entrate ha, pertanto, confermato che qualora tali caratteristiche siano presenti nella procedura adottata, come avvenuto nel caso specifico sottoposto alla sua attenzione dall’istante, i documenti analogici possono essere sostituti dai documenti informatici. La procedura può essere interamente dematerializzata.

Devono comunque essere osservati gli ulteriori requisiti previsti dalla legge per la deducibilità dei costi, ossia l’inerenza, la competenza e la congruità, così come devono essere rispettati gli obblighi di esibizione.

Riguardo specificamente agli obblighi di conservazione dei documenti, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Si tratta, quindi, di documenti analogici originali non unici, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti che devono essere necessariamente conservati, anche se da parte di terzi.

Il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è, pertanto, correttamente perfezionato, con conseguente possibilità di distruzione dell’originale, senza che sia richiesto l’intervento di un pubblico ufficiale per l’attestazione della conformità all’originale delle copie informatiche.

Qualora, invece, il giustificativo allegato alla nota spese abbia la natura di documento analogico originale unico (in quanto non sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti dei quali sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi), la conservazione elettronica necessita dell’intervento di un pubblico ufficiale.

Valgono le stesse regole dei documenti analogici originali unici quando i giustificativi sono emessi da soggetti economici di Paesi esteri extracomunitari con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale. In questi casi, infatti, non sussiste per l’Amministrazione finanziaria la possibilità, astratta e concreta, di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso di terzi.

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