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Spese di trasporto nelle trasferte: per la documentazione è sufficiente l’estratto conto della carta

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L’Agenzia delle Entrate ha fornito una risposta (la Risposta n. 22 del 4 ottobre 2018) riguardo alle spese di trasporto per le trasferte dei lavoratori dipendenti ed alla relativa documentazione idonea ai fini della non imponibilità.

Il sistema adottato dalla società istante per la gestione delle spese di trasporto delle trasferte dei propri dipendenti prevede che il lavoratore che deve recarsi in trasferta crei, utilizzando un sistema informatico, una richiesta di autorizzazione alla trasferta medesima, inserendo tutta una serie di dati necessari per l’approvazione da parte della società datrice di lavoro: lo scopo del viaggio, il tipo di trasferta, l’attività che si andrà a svolgere, la data di inizio e la data di conclusione del servizio svolto fuori sede, il luogo di destinazione.

Una volta ottenuta l’approvazione alla trasferta, il lavoratore procede a prenotare i servizi di trasporto e/o di viaggio ed alloggio, selezionandoli tra quelli proposti dal programma informatico utilizzato per la richiesta di autorizzazione alla trasferta oppure avvalendosi dell’agenzia di viaggi di fiducia della società istante.

Completata la prenotazione, l’acquisto del servizio di trasporto è effettuato direttamente dal datore di lavoro tramite la medesima agenzia di viaggi di fiducia. Il pagamento vero e proprio del servizio di trasporto avviene da parte dell’agenzia di viaggi tramite una carta di pagamento virtuale con addebito sul conto corrente della società datrice di lavoro. La società che ha emesso la carta di pagamento mette, poi, a disposizione dell’istante un estratto conto in pdf con cadenza mensile, con tutti i dettagli delle operazioni effettuate ogni mese.

Le spese di trasporto vengono attribuite automaticamente alle note spese relative alle trasferte dei dipendenti. Ciascun dipendente deve provvedere, al rientro dalla trasferta, a confermare l’effettiva fruizione dei servizi di trasporto che sono stati prepagati dalla società datrice di lavoro.

Tutti i documenti che giustificano le spese di trasporto sostenute, insieme alla nota spese riepilogativa della trasferta, vengono inseriti in buste distinte per ciascun dipendente impegnato in una trasferta ed inviati all’archivio per la conservazione e l’esibizione in caso di verifica. Se i biglietti di trasporto sono emessi in formato elettronico, l’allegazione dei documenti di trasporto in forma cartacea comporta un aggravio di attività e costi per l’istante.

Il quesito posto all’attenzione dell’Agenzia delle Entrate dalla società datrice di lavoro è se le spese sostenute direttamente per il trasporto dei propri dipendenti in trasferta, nelle ipotesi nelle quali non è prevista l’emissione di biglietti cartacei, possano essere documentate adeguatamente attraverso l’attestazione di esse tramite l’estratto conto stampato su supporto cartaceo e senza che sia necessario allegare alla nota spese la copia cartacea dei biglietti elettronici. In particolare, si richiede se l’estratto conto possa essere considerato idoneo ai fini della non imponibilità in capo al dipendente delle spese di trasporto ed ai fini della conseguente non applicazione da parte della società datrice di lavoro della ritenuta a titolo d’acconto dell’Irpef su tali spese.

L’Agenzia delle Entrate ha ricordato che, in generale, ogni utilità che il datore di lavoro eroga al lavoratore costituisce, per quest’ultimo, reddito di lavoro dipendente. Vi sono delle eccezioni previste ai commi 2 e seguenti dell’articolo 51 del TUIR (ipotesi di non imponibilità di alcune somme o valori). Una delle eccezioni si riscontra nell’ambito dell’ipotesi in cui il lavoratore dipendente debba svolgere la propria attività in trasferta.

Le indennità percepite per le trasferte, infatti, concorrono a formare il reddito al netto delle spese di trasporto. Non devono, pertanto, essere imputate al lavoratore le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro per consentire la trasferta.

Affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente è necessario che tali spese siano rimborsate in ragione di un’idonea documentazione. Non è necessario che la documentazione sia intestata al soggetto che effettua la trasferta. E’ sufficiente che le spese di trasporto risultino sostenute nei luoghi e nel tempo della trasferta e che siano attestate dal dipendente mediante una nota spese riepilogativa.

Nel caso specifico, l’estratto conto che viene rilasciato dalla società che ha emesso la carta di pagamento e trasmesso su supporto cartaceo all’istante presenta una serie di dati: la data di acquisto del biglietto, il nome del passeggero ed il codice identificativo del dipendente, il codice identificativo del viaggio; il prestatore del servizio di trasporto con descrizione della prestazione o, in caso di acquisto di biglietti aerei, la ragione sociale della compagnia aerea, il numero del biglietto, la classe di prenotazione, la data della partenza, l’itinerario di viaggio, la valuta e l’importo pagato.

Secondo l’Agenzia delle Entrate, tutte queste informazioni presenti nell’estratto conto e confermate successivamente attraverso la validazione della nota spese da parte del dipendente sono da considerarsi idonee ad attestare l’effettivo spostamento dalla sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto. Pertanto, non è necessario che i documenti elettronici di trasporto siano stampati ed allegati alla nota spese riepilogativa. I documenti di trasporto elettronici dovranno comunque essere conservati in formato elettronico per essere messi a disposizione in occasione di un eventuale controllo.

La conclusione espressa dall’Agenzia delle Entrate è, quindi, che le spese di trasporto sostenute direttamente dalla società istante in occasione delle trasferte dei propri dipendenti e documentate nei modi descritti possano essere considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente.