L’Agenzia delle Entrate si è pronunciata nuovamente riguardo alla tassabilità dei rimborsi spese destinati ai lavoratori dipendenti in smart working.
A presentare il quesito è stata una società che opera nel campo della consulenza ingegneristica e che ha alle proprie dipendenze 50 lavoratori impegnati in progetti di consulenza tecnica eseguiti tramite appalti di servizi. A seguito dell’emergenza sanitaria, la società si è organizzata facendo in modo che i propri dipendenti prestino le mansioni loro proprie presso il loro domicilio, nella modalità dello “smart working semplificato”, ossia senza gli obblighi previsti dalla Legge n. 81 del 2017 che stabilisce i principi generali della disciplina in materia, lasciando spazio agli accordi tra le parti per la regolazione degli ulteriori aspetti. In particolare, con questi accordi è stato stabilito un rimborso, pari al 30 % dei consumi effettivi addebitati al dipendente nelle fatture periodiche emesse a suo nome o a nome del coniuge convivente, delle spese per la connessione ad internet e per l’utilizzo della corrente elettrica, dell’aria condizionata o del riscaldamento. Si tratterebbe di somme con natura risarcitoria che non sono in alcun modo computabili ai fini degli altri istituti previsti dal contratto di lavoro o dalla legge.
Gli importi rimborsati costituiscono redditi di lavoro dipendente da assoggettare, quindi, a ritenute fiscali, previdenziali ed assistenziali?
Secondo la società istante, i rimborsi erogati ai propri dipendenti hanno natura risarcitoria e non retributiva e, pertanto, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente e non devono essere assoggettati alle ordinarie ritenute fiscali, previdenziali ed assistenziali.
L’Agenzia delle Entrate, nella Risposta n. 328 dell’11 maggio 2021, ha ricordato che l’articolo 51, comma 1, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi prevede che costituiscono reddito di lavoro dipendente tutte le somme ed i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro. Ne discende, in linea generale, che tutte le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore, comprese quelle erogate a titolo di rimborso spese, costituiscono per il lavoratore stesso reddito di lavoro dipendente.
L’Agenzia delle Entrate ha nuovamente richiamato, in tale occasione, la propria Circolare del 1997 nella quale è stato affermato che possono essere esclusi da tassazione i rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, che sono di competenza del datore di lavoro e vengono anticipate dal lavoratore.
E ancora, secondo quanto evidenziato in una Risoluzione del 2003, non concorrono alla formazione della base imponibile le somme che non costituiscono un arricchimento per il lavoratore. Inoltre, non sono fiscalmente rilevanti per il dipendente le erogazioni effettuate per un esclusivo interesse del datore di lavoro.
E, poi, ancora, in una Risoluzione del 2007 è stato precisato che le somme erogate al dipendente per rimborsare i costi sostenuti per i collegamenti telefonici, nell’ambito della modalità del telelavoro, non sono da assoggettare a tassazione. Si tratta, infatti, di rimborsi di spese sostenute dal lavoratore per raggiungere le risorse informatiche dell’azienda messe a disposizione dal datore di lavoro e, quindi, per poter svolgere l’attività lavorativa. In particolare, il rimborso delle spese per i collegamenti telefonici è un’ipotesi di rimborso di spese di interesse esclusivo del datore di lavoro anticipate dal dipendente.
Con riferimento specifico al caso specifico, l’Agenzia delle Entrate ha evidenziato che, in sede di determinazione del reddito di lavoro dipendente, le spese che sono sostenute dal lavoratore dipendente e rimborsate in modo forfetario sono escluse dalla base imponibile soltanto qualora il legislatore abbia previsto un criterio da seguire per determinare la quota che è riferibile all’uso nell’esclusivo interesse del datore di lavoro e che, pertanto, può essere esclusa dalla tassazione (come nel caso dell’utilizzo promiscuo delle autovetture).
Qualora il legislatore non abbia provveduto ad individuare un criterio ai fini della determinazione della quota da escludere da tassazione, i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro devono essere individuati in base ad elementi oggettivi che siano documentalmente accertabili. In questo modo il relativo rimborso non concorrerà alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.
La conclusione espressa dall’Agenzia delle Entrate è che le somme rimborsate dalla società istante ai propri dipendenti che svolgono l’attività lavorativa in “smart working” sulla base di un criterio meramente forfetario, non supportato da elementi oggettivi, e in assenza di una precisa disposizione di legge in proposito, non possono essere escluse dalla determinazione del reddito di lavoro dipendente.
La soluzione prospettata dall’istante, pertanto, non è stata ritenuta corretta.
Per non far concorrere il rimborso spese erogato alla determinazione del reddito di lavoro dipendente occorrerebbe, secondo l’Agenzia delle Entrate, adottare un criterio analitico che permetta di individuare per ciascuna tipologia di spesa (come l’utilizzo dell’energia elettrica o la connessione ad internet) la quota dei costi che sono stati risparmiati dalla società datrice di lavoro e che sono stati, invece, sostenuti dal lavoratore dipendente. In questo modo, questa quota dei costi rimborsati a tutti i dipendenti potrà essere riferita a consumi sostenuti nell’esclusivo interesse del datore di lavoro.