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Obblighi di conservazione delle dichiarazioni fiscali: nuove precisazioni dell’Agenzia delle Entrate

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In una nuova Risposta ad interpello, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti riguardo alle modalità di conservazione delle dichiarazioni fiscali.

L’istante è un intermediario abilitato alla presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali che intende seguire una procedura alternativa rispetto alla tradizionale consegna fisica delle dichiarazioni ai clienti, successivamente alla trasmissione all’Amministrazione finanziaria.

Tale procedura prevede che, una volta trasmessa la dichiarazione, il relativo file venga firmato digitalmente da un socio dell’istante e sia conservato dall’istante stesso, che lo metterebbe a disposizione del cliente, insieme alla ricevuta di ricezione della dichiarazione, su un’apposita piattaforma internet. Mediante un’area riservata di tale piattaforma, il cliente potrebbe scaricare, sottoscrivere e conservare la propria dichiarazione fiscale. In alternativa alla messa a disposizione nella piattaforma digitale, il file della dichiarazione firmato digitalmente, unitamente alla ricevuta di ricezione, verrebbero inviati per posta elettronica, certificata o ordinaria, al cliente. La modalità di messa a disposizione della dichiarazione al singolo cliente verrebbe preventivamente concordata con quest’ultimo.

L’Agenzia delle Entrate, nella Risposta n. 518 del 12 dicembre 2019, ha precisato che la dichiarazione fiscale inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario. La sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente e del sostituto d’imposta, infatti, è un elemento essenziale del modello che deve essere conservato da tali soggetti. Analoga previsione non ricorre, invece, per il modello conservato dal soggetto incaricato della trasmissione della dichiarazione, il quale è tenuto a conservare copia della dichiarazione trasmessa, in luogo dell’originale sottoscritto e conservato dal contribuente e dal sostituto d’imposta.

L’Agenzia delle Entrate ha riconosciuto che la dichiarazione fiscale, che sia stata trasmessa telematicamente all’Agenzia delle Entrate dall’istante, possa essere messa a disposizione del contribuente su una piattaforma internet o possa essere inviata al cliente tramite posta elettronica, previa specifica richiesta sottoscritta dal contribuente stesso. Anche la scelta tra l’invio tramite posta elettronica ordinaria o certificata può essere lasciata alla libera determinazione delle parti.

Il contribuente, una volta ricevuta la dichiarazione, può stamparla, firmarla e conservarla su supporto analogico. Può conservarla anche in modalità elettronica, senza essere tenuto ad applicare le regole specifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale, purché, in caso di richiesta dell’Amministrazione finanziaria, la dichiarazione sia esibita su supporto analogico con sottoscrizione autografa.

Qualora, invece, il contribuente decida di conservare la dichiarazione fiscale esclusivamente in formato digitale, la formazione e conservazione del documento deve avvenire secondo le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale. Quindi, i requisiti di sicurezza, integrità ed immodificabilità del documento devono essere garantiti dalla firma digitale o da altro tipo di firma elettronica qualificata o da una firma elettronica avanzata apposta dal contribuente stesso.