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Giustificativi di note spese provenienti da Paesi extra UE: si tratta di documenti originali unici

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Ancora una Risposta ad interpello dell’Agenzia delle Entrate in materia di note spese e relativi giustificativi.

L’istante è una società che gestisce un numero elevato di note spese dei propri dipendenti, procedendo alla relativa contabilizzazione automatica e conservando comunque i documenti giustificativi delle spese consegnati direttamente dai dipendenti. L’istante intende avvalersi di un nuovo sistema completamente informatizzato di gestione delle note spese e dei relativi documenti giustificativi.

Il quesito sottoposto all’esame dell’Agenzia delle Entrate riguarda la possibilità di considerare come documenti originali non unici le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti esteri provenienti da Paesi extra Unione Europea, che siano documenti giustificativi di note spese dei dipendenti della società istante.

L’Agenzia delle Entrate, nella Risposta n. 417 del 17 ottobre 2017, ha ricordato che quando si parla di dematerializzazione dei documenti analogici e di documenti informatici occorre fare riferimento al Codice dell’Amministrazione Digitale ed ai relativi Decreti di attuazione, sia di carattere generale, sia specifici dell’ambito tributario.

Da tale normativa risulta che qualsiasi documento informatico che abbia rilevanza fiscale, come, ad esempio, le note spese utilizzate per la deducibilità dei costi, deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

Qualora, nel caso specifico, vengano rispettati questi requisiti, i documenti analogici potranno essere sostituiti dai documenti informatici e la procedura potrà essere completamente dematerializzata.

L’Agenzia delle Entrate ha precisato che comunque devono essere presenti tutti gli altri requisiti per la deducibilità dei costi, come l’inerenza e la congruità, e devono essere rispettate le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

Inoltre, è stato evidenziato che, generalmente, i giustificativi delle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o dei prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Si tratta, quindi, di documenti originali non unici, ossia di documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti per i quali sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Trattandosi di documenti originali non unici, la conservazione elettronica di essi può perfezionarsi correttamente senza la necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Qualora, invece, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti dei quali sia obbligatoria la conservazione, e si possa, quindi, parlare di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessiterà dell’intervento del pubblico ufficiale.

Questa conclusione dovrà trovare applicazione anche qualora i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra Unione Europea con i quali non vi sia una reciproca assistenza in materia fiscale o dai quali non sia assicurato un effettivo scambio di informazioni. Anche tali documenti dovranno essere considerati documenti originali unici con tutte le conseguenze che ne derivano in termini di conservazione.

Pertanto, le fatture e le ricevute di pagamento emesse dai soggetti esteri dei Paesi extra Unione Europea, che siano giustificativi allegati alle note spese, non possono, in via generale, essere considerati documenti originali non unici.

Tale qualifica potrà, però, essere verificata in relazione ad ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione in materia fiscale con lo Stato estero dal quale proviene il documento.