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Note spese e relativi giustificativi: le regole per la conservazione elettronica

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L’Agenzia delle Entrate ha trattato un quesito in materia di nota spese.

E’ una società di consulenza ad aver presentato il quesito. La società si avvale di diversi dipendenti e professionisti spesso impiegati in trasferte e si trova, quindi, a gestire molte note spese. La società istante intende procedere alla dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi (come le ricevute di taxi o i titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico) attraverso un sistema di gestione informatico.

L’Agenzia delle Entrate, nella Risposta n. 388 del 20 settembre 2019, ha evidenziato che, secondo la normativa e la prassi vigenti, i documenti analogici che hanno una rilevanza fiscale, come le note spese, devono, per essere dematerializzate e poi distrutte, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Quindi, nel rispetto di tali condizioni, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici.

Riguardo ai giustificativi allegati alle note spese, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che generalmente trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Si tratta, pertanto, di documenti analogici originali “non unici”.

Anche la nota spese in formato analogico è un documento originale “non unico”. E’ possibile, infatti, ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.

La conclusione espressa dall’Agenzia delle Entrate è che, così, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese è perfezionato senza che sia necessario che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Se, invece, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di ricostruire il suo contenuto attraverso altre scritture o documenti dei quali sia obbligatoria la conservazione, eventualmente in possesso di terzi, allora si deve parlare di un documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

Inoltre, affinché il processo di conservazione che la società istante intende portare avanti possa ritenersi conforme alla normativa in materia, è necessario, in particolare, che rispetti le regole del codice civile e del Codice dell’Amministrazione Digitale e le relative regole tecniche, così come le regole tributarie sulla tenuta della contabilità. E’ necessario, inoltre, che sia possibile esercitare le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici riguardo ai dati essenziali, come il cognome, il nome, la denominazione, e che, a conclusione del processo di conservazione, sia apposto un riferimento temporale opponibile ai terzi sui pacchetti di archiviazione.

Restano comunque validi i requisiti richiesti per la deducibilità dei costi e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati. In particolare, secondo quanto specificato dall’Agenzia delle Entrate, i giustificativi allegati alle note spese permettono il controllo sotto il profilo della certezza delle spese ed anche dell’inerenza e degli altri requisiti prescritti dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi in materia di deducibilità dei costi.

Nel rispetto di tutte le condizioni precisate nella Risposta dell’Agenzia delle Entrate, la società istante potrà conservare in modalità elettronica le note spese ed i relativi giustificativi, anche eventualmente anonimi, come nel caso dei titoli di viaggio sui mezzi di trasporto pubblico, e successivamente distruggere gli originali analogici.