Con Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010, pubblicato in data 27 ottobre 2010, sono state disciplinate le modalità di attuazione dell’obbligo di invio all’Agenzia medesima dell’impronta dell’archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto di conservazione, ai sensi dell’art. 5 del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004.
Sono, in primo luogo, individuati i soggetti tenuti ad effettuare tale adempimento: il contribuente, il responsabile della conservazione dei documenti o il soggetto da questi eventualmente delegato, in base all’art. 5, comma 2, della deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione del 19 febbraio 2004, n. 11.
Viene, quindi, stabilito che deve procedersi all’invio entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Sono, inoltre, individuate le specifiche tecniche che possono essere utilizzate per la comunicazione dell’impronta.
E’, altresì, previsto che i contribuenti che effettuano il riversamento sostitutivo dei documenti contenuti in un archivio per il quale è stata già inviata l’impronta, entro quattro mesi dal completamento del procedimento di riversamento, sono tenuti a ripetere la comunicazione, in quanto il riversamento sostitutivo comporta una modifica della rappresentazione informatica dei documenti e rende, quindi, priva di valore l’impronta precedente.
E’, inoltre, precisato che, nel caso di più archivi, il contribuente può scegliere se effettuare un’unica comunicazione dell’impronta complessiva o tante comunicazioni quanti sono gli archivi. Nella prima ipotesi, il luogo di conservazione dei documenti coinciderà con il luogo in cui è generata l’impronta inviata.
Sono poi specificati i dati e le notizie ulteriori, rispetto all’impronta dell’archivio, che devono essere comunicati all’Agenzia delle Entrate, come l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta e la marca temporale apposta all’archivio.
Tra gli effetti della comunicazione dell’impronta viene evidenziato quello di estendere la validità dei documenti inseriti nell’archivio fino a quando permane l’obbligo di conservazione ai fini tributari dei documenti stessi.
L’invio dell’impronta deve avvenire necessariamente per via telematica, secondo le modalità previste nel Provvedimento, ed è ammesso l’invio di una comunicazione correttiva entro trenta giorni dal termine di trasmissione dei dati da correggere.
Con successivo provvedimento verranno definite le modalità mediante le quali le aziende che effettuano conservazione digitale/sostitutiva esibiranno, in via telematica, i documenti conservati nell’archivio informatico.
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