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Produzione e conservazione dei documenti informatici di rilevanza tributaria: i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

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Sono state sottoposte all’Agenzia delle Entrate, tramite interpello, una serie di questioni relative alla produzione e conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari.

L’Agenzia delle Entrate ha fornito le risposte richieste nella Risoluzione n. 46 del 10 aprile 2017.

In primo luogo, è stato evidenziato che da tempo è consentita la produzione e la conservazione dei documenti contabili in modo informatizzato. Il provvedimento al quale fare riferimento, a tal proposito, è il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014.

In base alla normativa attualmente in vigore, documento informatico è qualsiasi documento elettronico che contenga la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Quindi, un documento che abbia i requisiti del documento informatico non deve necessariamente essere oggetto di materializzazione su supporti fisici per essere considerato come esistente ai fini della normativa tributaria.

Pertanto, con riferimento al caso specifico sottoposto alla sua attenzione, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che un documento ricevuto in formato elettronico, sia che si tratti di una fattura elettronica fin dall’origine, sia che si tratti di un documento, non fattura elettronica, che sia stato creato e/o inviato tramite strumenti elettronici, deve ritenersi comunque un documento “informatico” e non sarà necessario procedere alla sua stampa.

L’Agenzia delle Entrate ha, altresì, confermato la correttezza della soluzione prospettata dall’istante riguardo alle fatture ricevute in formato Pdf per le quali è previsto l’assolvimento dell’Iva da parte di colui che le riceve (ossia del cessionario/committente). Questi documenti potranno essere integrati con un altro documento, che verrà allegato all’immagine della fattura, contenente i dati necessari per l’integrazione e gli estremi della stessa. Il documento aggiuntivo potrà essere predisposto da un apposito software che provvederà, altresì, alla relativa conservazione con la fattura di riferimento, senza che sia in alcun modo necessaria la stampa di tali documenti in formato cartaceo.

Quanto alle fatture di acquisto, potrà essere attribuito un numero di protocollo al momento della ricezione ed un numero progressivo Iva al momento della registrazione. I due numeri non devono necessariamente coincidere. Entrambi i numeri verranno annotati sia sul registro dei protocolli di arrivo, che sul registro Iva degli acquisti, così che dal registro del protocollo di arrivo si potrà agevolmente risalire alla registrazione del documento nel registro Iva degli acquisti e, viceversa, dal registro degli acquisti si potrà risalire al numero di protocollo attribuito al documento al momento della ricezione.

L’Agenzia delle Entrate ha precisato che non è necessaria l’apposizione fisica del numero progressivo Iva sul documento originale, purché sia riportato nel registro Iva il numero progressivo di arrivo di ciascun documento. Ciò che è indispensabile è che, attraverso la consultazione dell’archivio informatico, sia possibile reperire qualsiasi documento originale contraddistinto dal numero di protocollo di arrivo e conservato nell’archivio cartaceo.

Tutti i documenti in questione possono essere non stampati, compreso il registro dei protocolli in arrivo, purché si proceda alla loro conservazione in modalità elettronica secondo le formalità prescritte dalla legge.

L’Agenzia delle Entrate ha, altresì, ricordato che la conservazione dei documenti informatici deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale, anche si tratta di documenti rilevanti ai fini Iva.

Infine, è stato precisato che, in caso di verifiche, controlli ed ispezioni, i documenti informatici devono essere resi leggibili e devono essere, su richiesta, disponibili su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture contabili dichiarato dal contribuente.

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