L’Agenzia delle Entrate, nella Risoluzione n. 81 del 25 settembre 2015, ha risposto ad un quesito, posto tramite interpello, riguardo alla conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari.
In primo luogo, l’Agenzia delle Entrate ha ricordato che, dal 31 marzo 2015, la fatturazione elettronica è l’unica modalità ammessa per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni.
Dalla normativa in materia di conservazione delle fatture elettroniche, si può concludere che colui che emette o riceve fatture elettroniche può conservarle, insieme alle altre scritture contabili, in Italia o all’estero, purché in Paesi nei quali esista uno strumento giuridico che disciplini l’assistenza reciproca.
Nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento, occorre comunicare che si effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari.
In caso di controlli o verifiche, si ha l’obbligo di rendere leggibili ed accessibili i diversi documenti e, in particolare, le fatture, nella sede nella quale il contribuente svolge la sua attività o nel diverso luogo nel quale sono collocati fisicamente i documenti in questione.
Il luogo nel quale sono conservati i documenti rilevanti ai fini tributari deve essere comunicato nella dichiarazione di inizio attività.
L’Agenzia delle Entrate si è soffermata, poi, sull’ipotesi nella quale colui che si occupa della conservazione elettronica delle scritture contabili è un soggetto terzo, ipotesi rispetto alla quale sono stati richiesti chiarimenti dall’istante.
In tale ipotesi, il “conservatore” non è anche il depositario delle scritture contabili. Il contribuente, quindi, non ne deve dare comunicazione con l’apposito modello. In caso di accesso, i verificatori devono comunque poter visionare ed acquisire direttamente, presso la sede del contribuente o presso il depositario delle scritture contabili, tutta la documentazione fiscale, compresa la documentazione che garantisce l’autenticità e l’integrità delle fatture.